Digital opbevaring af bilag gør det muligt at holde styr på salg, udgifter og moms uden bunker af papir. Hvis du bruger NordBalance Erhverv til at registrere salg og udgifter, er det praktisk at have et lige så pålideligt digitalt arkiv ved siden af. Her får du et enkelt workflow med konkrete trin, tjek og vaner, så dine bilag er lette at finde — og i overensstemmelse med dine registreringer i platformen.

Hvorfor et digitalt workflow?

NordBalance Erhverv giver dig mulighed for at registrere salg, udgifter og se et vejledende momsoverblik. Platformen viser kun de tal, du selv indtaster, og den indberetter ikke til Skattestyrelsen — det er ikke et officielt årsregnskab. Derfor er det vigtigt, at du selv bevarer dokumentation (originale kvitteringer og fakturaer eller tydelige digitale kopier) i et organiseret arkiv, så du nemt kan fremlægge bilag ved behov.

1. Start med en klar mappe- og filstruktur

Et enkelt navngivningssystem sparer tid. Hold strukturen konsekvent på tværs af måneder og år.

• Hovedmapper: opdel efter år (fx 2026/).
• Undermapper: opdel efter type og måned (fx 2026/01-udgifter, 2026/01-salg).
• Filnavn: brug dato + leverandør/kunde + beløb + reference (fx 2026-01-15_Bilka_245.00_Inv123.pdf). Det gør det nemt at søge og matche til poster i NordBalance Erhverv.

2. Scan korrekt: formater og kvalitet

Brug telefonens kamera eller en scanner til at lave klare, læsbare kopier. Gem som PDF eller højopløselig JPG/PNG.

• Sørg for, at hele dokumentet er synligt (inkl. dato, beløb og sælger/kunde).
• Tjek filstørrelsen — for store filer kan være svære at arbejde med. Komprimer om nødvendigt uden at miste læsbarhed.
• Brug OCR-funktion i scannerapps hvis du vil kunne søge i tekst, men gem også originalbilledet eller PDF’en.

3. Match bilag til registreringer i NordBalance Erhverv

Når du har registreret et salg eller en udgift i NordBalance Erhverv, noter en reference i den post, så du nemt kan finde bilaget i dit arkiv. Da NordBalance ikke fungerer som officiel indberetning, er det din dokumentation, der tæller ved revision eller spørgsmål.

• Indsæt filnavn eller fakturanummer i notefeltet i din registrering (hvis NordBalance har et notefelt), eller før en simpel linje i din egen regnejournal med referencen.
• Gem en kopi af elektroniske fakturaer sammen med scans af eventuelle fysiske kvitteringer.

4. Gode rutiner: dagligt, ugentligt og månedligt

Regelmæssighed gør arbejdet lettere og mindsker risikoen for, at bilag går tabt.

• Dagligt: Scan nye kvitteringer og gem dem i den rigtige mappe.
• Ugentligt: Registrer nye salg og udgifter i NordBalance Erhverv og noter filreference.
• Månedligt: Gennemgå dit momsoversigt i NordBalance Erhverv (platformen viser vejledende tal) og kontroller, at alle bilag til perioden er gemt og navngivet korrekt. Husk, NordBalance indberetter ikke til Skattestyrelsen — du bekræfter selv momsperioden i virksomhedsprofilen.

5. Backup, sikkerhed og adgang

Opbevar altid mindst én backup af dine bilag på en separat placering — fx i en sikret cloud-løsning og på en lokal ekstern disk. Brug stærke adgangskoder og totrinsbekræftelse, hvor det er muligt.

• Begræns adgang til arkivet til de personer, der har brug for det.
• Hold din konto til NordBalance og dine cloud‑konti opdaterede og sikre.

6. Hvad skal du være ekstra opmærksom på?

• Originaler vs. kopier: Gem originale elektroniske fakturaer og sørg for læsbare scans af fysiske kvitteringer.
• Dokumentation ved moms: Selvom NordBalance viser vejledende moms, er det dit ansvar at have dokumentationen klar ved indberetning og kontrol, da NordBalance ikke indberetter direkte til Skattestyrelsen.
• Virksomhedsprofil: Husk at tjekke den virksomhedsprofil, du har oprettet i NordBalance Erhverv (fx momsperiode og navn), så dine registreringer knytter sig til den rigtige virksomhed.

Praktisk tjekliste før du lukker måneden

• Alle nye kvitteringer er scannet og gemt i korrekt mappe.
• Hver registreret salg/udgift i NordBalance har en klar filreference.
• Backup er opdateret i skyen og på lokal ekstern disk.
• Du har gennemgået NordBalance’ vejledende momsoverblik og bekræftet periode i din virksomhedsprofil, hvis relevant.

Et simpelt, konsekvent digitalt workflow gør det langt lettere at bruge NordBalance Erhverv som overbliksværktøj — samtidig med at du bevarer den dokumentation, myndigheder eller revisor kan kræve. Start småt: vælg ét scanningsværktøj, bestem en filstruktur og gør månedsrutinen til en vane. Så har du både orden i tallene og tryghed i dokumentationen.